従業員を1人でも雇うなら就業規則を作るべき理由。記載事項と作成の流れを解説

法律上、従業員が10名以上いる会社では就業規則を作成しなくてはいけません。10名未満の会社では義務付けられていませんが、それでも就業規則を作るに越したことはないでしょう。

今回の記事では、どんなに小規模な会社でも就業規則を作るべき理由を踏まえ、記載事項と作成の流れを詳しく解説します。

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就業規則とは従業員に向けて示す会社の決まりごと

就業規則とは、簡単にいうと「従業員に向けて示す会社の決まりごと」です。

始業時刻と終業時刻、休憩時間、休日や賃金、退職に関する事項は必ず記載しなくてはいけません。また、退職手当や最低賃金に関する定めがある場合は就業規則に盛り込む必要があります。

従業員10名以上の会社では必須

常時雇用する従業員が10名以上の事業所(会社、個人事業主の事務所)は、就業規則を作成し、従業員の過半数もしくは組合の過半数の意見書を添付したうえで、管轄の労働基準監督署に届け出る必要があります。

また、届出をしたあとも就業規則を事務所内の見やすい位置に備え付け、その内容を周知しなくてはいけません。なお、従業員には正社員だけでなく、パート・アルバイトや契約社員も含まれます。

従業員を1人でも雇うなら就業規則は作るべき理由

法律上、常時雇用する従業員が10名未満の場合は、就業規則を作る義務はありません。しかし、実際は従業員が10名未満でも、就業規則を作ることに意義はあります。

ここでは、就業規則を作るべき理由について詳しく解説します。

トラブル防止と有事の際の迅速な対応

就業規則に残業や有給休暇に関するルールを定めておけば労使間トラブルを未然に防げます。また、トラブルが起きた場合の対処に関する指針を定めておけば、万が一起きてしまった場合も迅速に対応することが可能です。たとえば「パワハラに該当する行為をした者は降格又は解雇の対象とする」と定めておけば、パワハラを行った従業員に対して迅速に懲戒処分を行うことができます。

職場の秩序維持や社員の心理的安全性の確保

就業規則にセクハラやパワハラの禁止・罰則について定めてあれば、従業員は安心して働くことができます。たとえば、育児休暇・介護休暇に関する明確な定めがあれば、「家族に何かあっても休みを取りやすい」と従業員は安心できるはずです。

また、服務規程についても就業規則で定めることができます。たとえば、社員の髪型や服装についてもガイドラインを設けることも可能です。従業員にとっては「どんな服装で出勤すれば良いのか」という明確な基準が分かります。事業者にとっても、あまりに華美な服装をしている社員を注意しやすくなるはずです。

適さない方法で注意してしまうと、従業員がその注意をセクハラ・パワハラと認識する可能性は多分にあります。明確な線引きをすることで、双方にとって快適に過ごせるようになるでしょう。

従業員同士でのトラブルの抑止

就業規則には、従業員同士でのトラブルを防ぐ役割もあります。たとえば、ある社員が「自分だけ昇給が遅くて不当な差別を受けている」という不満を持って裁判所に訴えたとしましょう。就業規則に基づいて適切に昇給させていれば、会社に違法性が認定される可能性は極めて低いです。

一方、就業規則を定めていなかったとしたら、会社側に違法性が認定される恐れもあります。意図的に差別を行っていないという証拠が集められないこともありうるからです。

顧客情報や個人情報漏洩の防止などコンプライアンス強化

顧客情報や個人情報漏洩の防止などコンプライアンス強化のためにも、就業規則は重要です。就業規則に「顧客の個人情報を漏えいした場合には懲戒処分の対象とする」と定めておけば、研修の際に就業規則を根拠とした説得的な説明をすることができ、社員の危機意識を高めることができます。

就業規則に記載されるべき事項

就業規則に記載される事項は、大まかに分けると以下の3つです。

  • 絶対的必要記載事項
  • 相対的必要記載事項
  • 任意的記載事項

具体的に何が記載されるのかについて、詳しく解説します。

絶対的必要記載事項

すべての企業が記載しなくてはいけない事項のことで、具体的には以下の事項があてはまります。

労働時間に関すること

始業、終業の時刻

休憩時間

休日

休暇(年次有給休暇、育児休業、生理休暇など)

交替勤務の場合は交替勤務について

賃金に関すること

賃金(基本給や各手当)の決定方法

賃金の計算方法

賃金の支払の方法

賃金の締切日

賃金の支払日

昇給について

退職に関すること

退職、解雇、定年の事由

退職、解雇、定年の際の手続き

相対的必要記載事項

相対的必要記載事項とは、企業が必要に応じて定める記載事項のことです。以下の事柄について決まりがある場合、就業規則に盛り込む必要があります。

  • 退職金
  • 最低賃金額や臨時の賃金
  • 食費や作業用品
  • 安全衛生、教育訓練
  • 表彰や制裁
  • その他労働者すべてに適用される定め

任意的記載事項

任意的記載事項とは、記載を企業や事業主の判断で決められる項目のことです。具体的には、服務規律や就業規則の制定趣旨、根本精神の宣言などが該当します。

記載の抜け・漏れは是正勧告につながるため注意

絶対的必要記載事項・相対的必要記載事項が盛り込まれていないなど、就業規則に何らかの問題があった場合、是正勧告を受けるので注意しなくてはいけません。

是正勧告とは、労働基準監督官が労働基準法に違反している事案について勧告を行うことです。あくまで、自主的に是正することを前提とした行政指導の一種であるため、ただちに処罰されるわけではありません。ただし、そのままにしておくと労働基準法違反として罰則が科されます。

また、重大な法令違反があったり、悪質な事例と判断されたりした場合は、検察庁に送検され、刑事事件として起訴されることもあるので要注意です。訴訟費用がかかる上に、社会的な評判にも大きなダメージを及ぼします。

就業規則を作成するのはもちろん、以下のような不備がないか、綿密にチェックしましょう。

  • 必要記載項目の漏れがある
  • 労働者代表の意見を聞いていない
  • 就業規則を従業員に周知していない
  • 就業規則を変更したにもかかわらず、変更した内容を届けていない

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2023年労働法改正など就業規則のアップデートも必要

就業規則の内容は、定期的なアップデートが必要です。たとえば、2023年4月1日から改正労働基準法、改正育児・介護休業法が施行されています。

施行前に作成した就業規則の場合、改正後の法律に照らし合わせたら違反になりうる規定が残っているかもしれません。「作った時は問題なかったから大丈夫」と慢心するのではなく、「常にその時の最新の情報を盛り込む」つもりで定期的に見直しをしましょう。

就業規則を作成する流れと注意点

就業規則をこれまで一度も作成したことがない場合は、速やかに作成しましょう。ここでは、基本的な流れと注意点について解説します。

就業規則を作成する流れ

就業規則の作成は、基本的に以下の流れに沿って進めます。

  • 就業規則案を作成する
  • 過半数労働組合または過半数代表者に意見を聴取する
  • 従業員代表の意見書を添付し、所轄の労働基準監督署に届け出る
  • 就業規則を従業員に周知する

就業規則を作成・見直しする際の注意点

就業規則を作成しても、内容に問題があったり、従業員への周知が行われなかったりした場合、後々深刻なトラブルにつながります。

作成・見直しをする際は、以下の点に留意しましょう。

  • 就業規則は労使間で十分話し合って作成・変更
  • 労働基準監督署への届出
  • 従業員への周知
  • 労働時間と休憩時間についての説明
  • 専門家チェックの実施

就業規則は働きやすい環境と社会的な信頼のために必須

法律上、従業員数が10名未満であれば就業規則を作成しなくても罰せられません。しかし、実際は労使間トラブルを防止し、働きやすい環境を実現するために作成するのが望ましいでしょう。

就業規則はWEB上でもテンプレートが公開されているため簡単に作れると思われがちですが、実際はそんな簡単なものではありません。社会保険労務士など専門家を交え、さまざまな事例をシミュレーションすることが重要です。できれば、社会保険労務士資格を持つメンバーに加わってもらうか、作成・見直しの際にコンサルティングを受けるなどして、精緻化されたリサーチを行いましょう。

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